Wat vaak verkeerd gaat in ons werk is dat we onbelangrijke dingen laten voorgaan op meer essentiële zaken, en dat we daardoor terechtkomen in een eindeloze kringloop van dagdagelijkse operationele taken. We moéten voortdurend vanalles in orde brengen. De zaken die we eigenlijk echt willen realiseren komen daardoor op de achtergrond, en worden in veel gevallen nooit gerealiseerd.
Prioriteiten leren stellen
Wat doe je eraan? Het is allemaal een kwestie van prioriteiten. Als je weet wat voor jou het belangrijkste is, kan je andere dingen laten vallen of toch alleszins tijd inplannen om alles in de juiste volgorde gedaan te krijgen. Met de juiste prioriteiten kan je echt alles in je leven gedaan krijgen.
In de vorige artikelen van deze reeks bespraken we al Waarom we dingen uitstellen, hoe we kunnen Stoppen met uitstellen, de Gouden Regel van Productiviteit en 10 manieren om snel productiever te worden.
Deel 5/8: Het prioriteitenkader
Een schitterende methode om prioriteiten te stellen is het prioriteitenkader van Stephen R. Covey, auteur van de bestseller ‘7 Habits of Highly Effective People’. Ik gebruik dit zelf voortdurend om klaarheid in mijn todo’s te scheppen, en om een planning te maken van het komende jaar.
Teken een rooster van 2 op 2. Vul in de tweede en derde kolom bovenaan respectievelijk ‘Dringend’ en ‘Niet Dringend’ in. Vul op de tweede en derde rij resp. ‘Belangrijk’ en ‘Niet Belangrijk’ in. Zo krijg je een kader met zaken die Dringend én Belangrijk zijn (Sector I) en zaken die Niet Dringend zijn, maar wel Belangrijk (Sector II).
Sector I-zaken zijn meestal de dingen die ons van buitenaf opgelegd zijn: deadlines, projecten die af moeten… Terwijl in Sector II veel van onze langetermijnprojecten zitten. Het zijn ook deze laatste die ons werk de moeite waard maken. Het zijn onze echte doelen, hetgeen we willen bereiken in het leven. Spijtig genoeg blijven we maar al te vaak in Sector I hangen – of nog erger, in Sector III: dingen die wel dringend zijn maar eigenlijk helemaal niet belangrijk.
Wanneer je je planning maakt, zorg dat er een evenwicht is tussen taken van I en II. Sectoren III en IV laat je gewoon vallen! Je hebt zo al genoeg te doen in je leven zonder dat je er onbelangrijke dingen moet bijnemen.
Wat is (on)belangrijk?
Dat bepaal je zelf. Als je het kader invult en er komt maar niks onderaan, ben je waarschijnlijk teveel hooi op je vork aan het nemen. Kies wat je écht nog wil en kan gedaan krijgen binnen een bepaalde tijdsspanne, en wat secundair is. Misschien kan je dan binnen enkele maanden bepaalde dingen uit Sector III en IV toch naar Sector I of II brengen. Maar voorlopig laat je ze vallen.
Opdracht
Deel nu AL je werk- en levensplannen op in dit kader.
De volgende twee artikelen in deze reeks zullen respectievelijk gaan over het omgaan met email en efficiënt thuis werken.
