VERSLAG YOURCOACH CAFÉ

Op donderdag 22 maart ontvingen we als spreker voor YourCoach Café Johan D’Haeseleer, een echte specialist op het vlak van time management. Het getal van de avond was 22, want we hadden ook 22 deelnemers. Een goedgevulde zaal dus, en het bleek al snel dat de deelnemers niet voor niks gekomen waren.

Johan heeft een heel rustige, aangename manier van spreken waarmee hij de aandacht houdt zonder moeite te moeten doen. Alleen al dat maakte het heel leerrijk (als trainer) om hem aan het werk te zien, dat je zo kalm toch een impact kan hebben.

Ook het onderwerp kon bekoren. We zijn natuurlijk allemaal bezig met de efficiënte verdeling van onze tijd. De verwachtingen van de deelnemers waren dan ook te leren stoppen met uitstellen, meester te worden van de tijd, meer gedaan te krijgen, nee te kunnen zeggen, kunnen stoppen met werken…

Ik durf zeggen dat Johan op een klein anderhalf uur een mooie tip van de sluier heeft opgelicht. Natuurlijk kan je de werkwijze en het geheel van gewoontes die samenhangen aan een effectief time management niet zomaar op een uurtje meegeven. Maar hij gaf ons hoop, en voldoende stof om mee aan de slag en op ontdekking te gaan.

Wat we leerden over time management

Ik heb geen nota’s genomen dus kan ik slechts een weerslag geven van wat ik onthouden heb. Lees verder om jouw aanvullingen toe te voegen!

Johan gaf 4 dingen aan die je nodig hebt voor een beter time management:

Een leeg hoofd

Als je je hoofd niet kan leegmaken, word je constant afgeleid. Je energie loopt als het ware weg door lekken in je aandacht. Vandaar dat een systeem zo belangrijk is waarop je kan vertrouwen!

Wat daarbij ook superbelangrijk is, is dat je genoeg tijd laat in je planning voor ‘play time’. De beste ideeën krijg je namelijk niet tijdens je werk, maar wanneer je iets anders aan het doen bent.

Daarnaast bestaat werk voor velen uit veel meer dan hetgeen ze plannen. Er komt voortdurend werk binnen (ad hoc-werk) dat snel moet gedaan worden en dat tussen onze planning kruipt. Als je dat niet inplant, loop je voortdurend achter op je werk.

Zorg dus dat er genoeg leegte in je planning zit, je krijgt hem meestal gemakkelijk vol. Maar dan zonder kopzorgen over wat je moet laten liggen…

Een elegant, betrouwbaar systeem buiten je hoofd

Wat ik mooi vond aan de presentatie van Johan is dat hij iedereen vrij liet in hun manier van organiseren. Wat wel nodig is is een systeem dat je kan vertrouwen. Als je systeem niet goed werkt, kan je ook je hoofd niet leegmaken. Dat is dan ook de enige echte test van je systeem: geeft het je innerlijke rust? Zoniet, herzie het!

Hij gaf wel een systeem aan met een aantal verschillende lijsten:

• Todo vandaag (agenda)
• Todo deze week (weekplanning) – deze was ook onderverdeeld in zaken die in bepaalde contexten gedaan kunnen worden (de keuken, thuis, in de auto…)
• Todo later
• Wachten op
• Projecten

Hoe je ze precies organiseert is aan jou (een mindmap kan bijvoorbeeld goed werken, of Google Documents, of Excel, of een blad papier!). Het gaat er vooral om dat je een systeem hebt waarin je alle informatie kan verzamelen en organiseren zodat je er niet meer aan moet lopen denken.

Johan gebruikte ook een time management flowchart om de zaken in te delen in de verschillende lijsten, dat zag er ongeveer zo uit:

Feedback en feedforward

Hoe weet je hoeveel je op een week gedaan krijgt? Wanneer je begint kan je misschien niet inschatten hoeveel je kan gedaan krijgen, en plan je teveel of te weinig. Daarvoor dient je weekplanning! Eens per week herzie je wat je gedaan kreeg en wat bleef liggen. Aan de hand daarvan pas je de programmatie van de komende week aan!

Je gedrag aanpassen

Johan zelf is al 9 jaar bezig met time management. Het lastigste is niet het systeem opzetten, maar je gewoontes veranderen. Het werken met de lijstjes kostte hem ook 2 jaar om onder de knie te krijgen. Time management is dus meer dan gewoon eens een paar dingen anders doen: het is een investering. Weet dus goed waar je aan begint…

Vaak zien we time management als een rechte, strakke baan naar meer productiviteit en tijd voor onszelf. In de realiteit is het eerder een heuvelachtige (en mooie wandeling).

Hulpbronnen voor time management

Hier zet ik de hulpbronnen die ik al kende over time management, en een samenvatting van wat jullie me aangeven in het commentaarveld. Laat maar komen!

1. De website van Johan D’Haeseleer.
2. De productiviteitsgids van YourCoach (met een onderdeel over praktisch email management, gratis te downloaden)
3. Boekenlijst:
• David Allen – Getting Things Done
• Scot Belski – Making ideas happen
• Charles Duhigg – The power of habit
• Leo Babuta – Focus
• Tony Schwartz – The way we’re working isn’t working