VERSLAG YOURCOACH CAFÉ

Op donderdagavond 17 december ontving Johan De Keyser, auteur van ‘Bouw je dreamteam’ ons in zijn online studio voor het YourCoach Café van december 2020. Hij legde ons uit hoe je een team meet en optimaliseert.

Hier een korte clip:

Dus hoe bouw je een dreamteam?

Johans missie is mensen met veel plezier efficiënter laten samenwerken.

Er zijn 2 dingen die we niet geleerd hebben op school:

• Hoe met elkaar samenwerken
• Hoe leiding geven aan een groep

Wanneer we dan in een omgeving komen waarin die vaardigheden belangrijk zijn, is het wel even wennen.

Velen gaan ervan uit dat je een leider of goede teamplayer bent van nature. Maar niks is minder waar: je kan het leren.

Wat zijn de 4 kwaliteiten van een dreamteam?

Johan ging in de leer bij de bekende teamexpert Lencioni, en werkte diens model verder uit. De 4 elementen zitten vervat in het woord TEAM. Het is niet deze:

Maar wel deze:

Trustworthiness

Ben je te vertrouwen? Ben je het waard om vertrouwd te worden. Vertrouwen is een kwetsbaar gegeven, logisch ook dat het vaak traag gegeven wordt en snel kan verdwijnen. Zoals Johan meegaf: vertrouwen komt te voet en gaat te paard. Een klassieke verhouding is 1 op 8: 1 keer geschaad is 8 keer herstellen.

Vertrouwen ontstaat uit een aantal elementen.

• Competent zijn in een bepaald iets. Hard en soft skills.
• Consequent zijn. Beloven = doen. Bv. beloftes over contract. Walk the talk.
• Je kwetsbaar opstellen. Maar dat heeft enkel waarde als je competent bent. Je moet niet prutsen of er je voeten aan vegen en dan sorry zeggen.

Hoe zit het met vertrouwen in jouw team?

Wat is er eventueel nodig om het te herstellen?

Welke rol kan jij daarin opnemen?

Expressie

In het model van Lencioni is dit het element ‘Conflict’. Durft iedereen zeggen wat hij denkt en voelt (en doet)? Zijn we ons aan het inhouden, of kunnen we vrij spreken? En komt iedereen aan bod, ook de stille?

Johan gaf ons een formule mee:

I – E = d

Impressie zonder Expressie leidt tot Depressie.

Impressie: elke indruk doet iets met je, maar je zegt er niet altijd iets van. Als er dus geen expressie komt bij wat je beleeft, daalt je welbevinden.

Daar tegenover staat:

I + E = D

Als je het wél kan zeggen in het moment, dan is de last ervanaf. Je bent niet meer alleen, en mensen kunnen meedragen.

Hoe zit het met de expressie in jouw team?

Hoe kan het eventueel (nog) beter?

Welke rol kan jij daarin opnemen?

Dit zorgt ervoor dat het volgende element kan ontstaan: heldere…

Afspraken (Agreements)

Een afspraak is een overeenkomst waarop iedereen ja zegt.

Wanneer niet iedereen instemt, spreken we eerder van een regel.

Zoals de Coronamaatregelen: die zijn opgelegd door de regering, we hebben er maar beperkt inspraak in.

Regels vertrekken regelmatig vanuit wantrouwen, en er komt controle bij. Niet echt lekker. Hoe zou het zijn om los te komen van regels en afspraken te maken? Om te vertrekken vanuit vertrouwen. Hoeveel gedragener zouden afspraken dan zijn? Of, om het met een quote te zeggen:

If they don’t weigh in, they’ll never buy in

Bij afspraken hoort ook Accountability. Dat kan je vertalen als een mix van verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid. Kort gezegd, dat iemand zich aan de afspraken houdt.

Accountability is volgens Johan de moeilijkste om te ontwikkelen. Hoe spreek je een collega of teamlid aan op diens verantwoordelijkheid? In welke mate kan en zal die dat accepteren?

Regels zijn dan makkelijker, je legt ze op.

Goede teams durven elkaar aan te spreken op het plein. Daarvoor zijn dan ook weer afspraken nodig: hoe en wanneer geven we elkaar feedback? Bijvoorbeeld waar klanten en collega’s bij zijn, of achteraf, of…?

Monitoren

Hoe weet je dat je goed bezig bent? Welke parameters brengen in kaart hoe goed een team bezig is? Hoe gieten we dat in KPI’s?

Vaak wordt er slim gemeten, op wat makkelijk meetbaar is. Winst, verloop, ziekte… Maar hoe meet je welzijn? Johan vertelde ons: alleszins NIET door een anonieme tevredenheidsenquête. Onder andere omdat mensen niet geloven dat het anoniem is.

Wat dan wel? Tijd nemen om het persoonlijk te vragen. 3 vragen:

‘Hoe is het met u?’
‘Waarmee ben je bezig?’
‘Welke hulp heb je nodig?’

Marcus Buckingham spreekt in zijn book ‘9 lies of the workfloor’ over hoe groot je team mag zijn? En spreekt daarbij van 2 pizza’s. Anders gezegd: als je als leidinggevende niet met elk teamlid 1 keer per week 10’ kunt samenzitten, is je team te groot.

Welke metingen kan je doen?

Deze metingen doe je niet anoniem maar net open en bloot. De mensen zien het ook van elkaar. Dat zegt in eerste instantie iets over het vertrouwensniveau en de expressie in het team. En het moedigt meer expressie aan.

Je kan het meten aan het begin van je sessies, op het einde, telkens opnieuw bij elke volgende sessie, of zelfs vanop afstand. Over de tijd kan je deze in grafieken steken, zo volg je de evoluties op.

De test zelf is natuurlijk niet absoluut. Het is het gesprek dat erop volgt dat telt

Outcome Rating scale

In kaart brengen hoe mensen zich voelen op dit moment

Het bestaat uit 4 lijntjes, telkens een schaal van 0 tot 10:

Hoe voel je je nu

Individueel
Relationeel
Professioneel
Algemeen

Wanneer iemand minder dan 24 scoort (dit is de cutoff), mogen de alarmen afgaan. Hier is er risico op uitvallen, burnout en/of andere klachten.

Session Rating Scale

Een eenvoudige tool om jezelf te laten beoordelen. Ook weer 4 lijntjes met een schaal van 0 tot 10:

Relatie: Voelde je je begrepen, gehoord en gerespecteerd?
Doelen en onderwerpen bepaald: waren deze duidelijk en relevant?
Aanpak en/of werkwijze: past de aanpak van de trainer bij jou, was er een klik?
Algemeen 

Hier is de Cutoff-score 36. Als ze lager is: is het tijd om vragen te stellen.

Wat zou ik volgende keer beter/anders kunnen doen?

Als je er rekening houdt met de feedback, groeit het vertrouwen van de groep in jou.

Team Rating Scale

Johan heeft in zijn boek een lijst met 40 stellingen voor het in kaart brengen van de effectiviteit van het team.

Meeting Rating Scale

Kan je doen na elke meeting, 4 schalen tussen 0 en 10:

Betrokken
Efficiënt
Effectief
Goesting?

Procesremmers

Johan sprak ook nog van elementen die ervoor kunnen zorgen dat de 4 elementen van een DreamTeam niet gerealiseerd worden. Er zijn interne en externe procesremmers. De belangrijkste remmer is de geschiedenis van het individu. Wat heeft hij in zijn jeugd geleerd rond vertrouwen en expressie? Bijvoorbeeld dat je je baas niet tegenspreekt.

Andere remmers zijn het teamverleden, het verleden van de organisatie…

Ook de angst om mensen te kwetsen kan het proces remmen. Johan zegt: hoe durf je de pretentie te hebben te denken, dat jij mensen kan kwetsen? Je kan niet meer dan duwen op een plek, als daar al een kwetsuur zit zal dat pijn doen. Je kan enkel iemand raken als er al een gevoelige snaar was. Als je het daarover kan hebben, kan dat helend werken voor het vertrouwen in het team.

Resources

Assessments downloaden – Scottdmiller.com