In dit artikel krijg je een methode om je email onder controle te krijgen. Van het omgaan met je huidige overload tot een techniek om in de toekomt minder lang bezig te zijn met email en toch meer gedaan te krijgen: het staat er allemaal in.
Efficiënter omgaan met email
Email kan uren van je tijd innemen zonder dat je het beseft. Je denkt dat je hard aan het werken bent, maar eigenlijk ben je je werkelijke taken aan het verwaarlozen. Vandaar ook deel 6 van deze artikelenreeks: Efficiënter omgaan met email (lees zeker ook Deel 1 Waarom we dingen uitstellen, Deel 2 Hoe stop je met uitstellen?, Deel 3 De Gouden Regel van Productiviteit, Deel 4 10 manieren om NU ONMIDDELLIJK productiever te wordenen Deel 5 Prioriteiten leren stellen).
Deel 6/8: Efficiënter omgaan met email
Voor je begint, onthou dit: Email is niet jouw vriend! Vaak kijken we onbewust uit naar email omdat het ons opwindend nieuws en leuke taken kan opleveren. Spijtig genoeg krijg je er echter vervelende taakjes mee die niks te maken hebben met wat jij het liefste doet. Je mailbox openhouden in afwachting dat er toch iets ongelofelijk gebeurt is als de lotto willen winnen zonder een biljet te kopen, of staren naar de straat vanwaar je afspraakje zal komen. Volledig contraproductief!
Email moet je eerder zien als een lastig kind dat discipline nodig heeft. Doe je dat niet, dan dreigt het heel je leven over te nemen.Hier is een werkwijze die maar vijf minuten tijd neemt om op te zetten. Je kan ermee je email in bedwang houden en jezelf meer ruimte te geven om je echte werk te doen!
Wanneer je al overspoeld bent
- Creëer een folder ‘Actie’ in je email. Hier komen straks de emails met absolute voorrangstaken (andere dan antwoorden of archiveren).
- Kies de belangrijkste mails uit. Ga door je inbox en kies 10-15 emails uit die de belangrijkste zijn, en steek ze in de folder ‘Actie’. Werk vanuit deze folder zolang je nog geen overzicht hebt.
- Archiveer tijdelijk. Creëer een ‘Tijdelijk’ folder. Steek hier alles in dat nog in je inbox zit. Alles. Deze ga je verwerken wanneer je tijd hebt, zodat je je er nu geen zorgen over hoeft te maken. Zo krijg je wat ademruimte.
- Behandel alles dat binnenkomt. Maar je bent er nog niet, het is niet door te bidden voor minder email dat het beter zal worden! Alles dat nu nog binnenkomt, wordt onmiddellijk verwerkt volgens onderstaande regels om verder overspoeling te voorkomen.
Overspoeling voorkomen
Voer de volgende stappen uit:
- Verwerk van boven naar beneden, van recent naar oud.
- Ga door je HELE inbox ELKE keer je ze opendoet. Dus niet zomaar even je mails checken, maar systematisch wanneer je naar je mails kijkt deze stappen doorlopen. Houd hier rekening mee wanneer je ze opendoet, het is niet meer vrijblijvend!
- Verwerk snel. Neem bij iedere mail een van de volgende acties (in volgorde van wenselijkheid). Blijf niet langer dan 20 seconden stilstaan bij iedere mail!
- Delete (meestal)
- Archiveer (als er informatie inzit voor later)
- Antwoord snel (maximum vier zinnen) en archiveren
- Zet het op je todo-lijst en verwijs naar je ‘Actie’ folder. Nog niet aan je todos beginnen terwijl je je mail bewerkt
- Beperk je emailtijd. Doe dit 3-4 keer per dag, op vaste tijdstippen of tussen taken in. Sluit achteraf je mailprogramma af – of zet het internet uit.
- Doe enkel email. Denk aan de Gouden Regel van Productiviteit: als je iets doet, doe dan enkel dat. Dus wanneer je met je emails bezig bent, doe je nog niks van het werk dat erin vervat zit. Lijst ze op, en begin pas aan je todos wanneer je inbox leeg is en je mailprogramma afgesloten.
De ‘Tijdelijk’ folder uitmesten
Je hebt je email onder controle, maar ergens ligt daar nog een berg mails op je te wachten maar misschien iets belangrijks tussen zit dat je wil lezen of bewaren. Zo ga je er op een efficiënte manier mee om:
- Verwerk het in stukjes. Probeer niet alles tegelijk te verwerken, doe het in blokjes van 5 minuten en kom later nog eens terug. Een ideale taak voor wanneer je even iets anders wil doen dan je geplande werk!
- Gebruik dezelfde procedure als voor het verwerken van je inbox. Begin bovenaan, en verwijder zo snel mogelijk uit de folder. Doe niks anders terwijl je met je mails bezig bent.
Met deze methode kan je binnen de week je inbox opgeruimd hebben, en het emailbeest getemd. Proficiat met je herwonnen vrijheid!
Het volgende artikel geeft nog een aantal tips voor het omgaan met email, en in het laatste artikel hebben we het over thuiswerk.
