VERSLAG YOURCOACH CAFÉ

Op donderdagavond 25 januari 2018 ontvingen we Dirk Vercruysse van quidnunc, die ons de beginselen van David Allen’s Getting Things Done uit de doeken deed. Dat is een wereldbekend systeem voor productiviteit en time management, een manier om todo’s uit je hoofd en in een vorm van organisatie te krijgen.

Over Getting Things Done

Voordelen van de ‘Getting Things Done’-techniek (GTD):

– Minder stress omdat je dingen onder controle krijgt
– Beter kunnen kiezen
– Met de juiste dingen bezig zijn – op het juiste moment
– Het juiste perspectief bezitten en onder controle hebben
– Werken op wat op dat moment superbelangrijk is

Getting Things Done is geen technologie – geen software – geen taal.

Een gemiddelde Amerikaan (en Belg) wordt per dag blootgesteld aan 34 GB aan informatie. Ter info: dit komt overeen met ongeveer 100.000 woorden.

Dit terwijl ons brein maar vier dingen tegelijk aankan. Geen wonder dat we overspoeld raken. Hoe breng je die vier – en meer – dingen onder controle als je geen systeem hebt?

Wat heb je hiervoor nodig?

– Overzicht
– Tijd om dingen uit je hoofd te halen
– Ruimte

Stel je voor dat je ruimte zou hebben om creatief te zijn, om over je taken heen te stijgen en strategisch te zijn. Om niet afgeleid te raken, productief én aanwezig te zijn.

Basisprincipe

Het vasthouden van todo’s in je hoofd schept een soort mentale ruis. Ze blijven oppoppen, op de gekste momenten.
Getting Things Done is ontworpen om die complexiteit aan te kunnen en je ruimte te bieden in je hoofd zodat je dat niet langer hoeft te onthouden.

5 STAPPEN

• Stap 1 VERZAMELEN
• Stap 2 BESLISSEN
• Stap 3 ORGANISEREN
• Stap 4 REFLECTEREN
• Stap 5 DOEN

Die vijf stappen kan je toepassen op alles in je leven.

STAP 1 – verzamel: verzamel wat je aandacht heeft

“Gebruik je hoofd om over dingen te denken,
niet om aan dingen te denken.”
– David Allen

Alles wat je wereld binnenkomt, ‘stuff’, mentale dingen, wordt in deze stap verzameld. Doel is hier te verzamelen wat je aandacht heeft aangetrokken om de één of andere reden. Dit kan je door te noteren in een notaboekje, in te spreken in dictafoon of telefoon, …

Deze stap alleen al kan stress geven, door de hoeveelheid dingen die je nog te doen staan.

Wat we vaak doen met die verzamelde dingen is ze onmiddellijk uitvoeren, of wegduwen naar later en hopen dat ze vanzelf terugkomen. Dat is niet de meest ideale manier om dingen te doen.

De vervolgstap is bekijken wat je ermee kan aanvangen en hoe.

STAP 2 – Beslissen: beslis wat het voor jou betekent

David Allen ontworp hiervoor een uniek beslisschema:

In het beslisschema hoeven we ons maar twee vragen te stellen.

1ste: wat is het? (wat heb ik eigenlijk verzameld)

2de: zit daar een actie in voor mij?

Dit beslissingsschema pas je toe op alle items – dus enkel antwoorden met JA of NEE.

Bij ‘JA’ zijn er drie mogelijkheden:

• Zet het op je actielijst. Dit zijn dingen die je zo snel mogelijk gaat doen, met een datum.
• Delegeer het.
• Als het niet meer dan 2 minuten vraagt: doe het. Het kost waarschijnlijk evenveel tijd om het te verwerken als het nu te doen, dus het is nuttiger ervanaf te zijn.

Bij ‘NEE’ zijn er eveneens drie mogelijkheden:

• Gooi het weg (vuilbak)
• Archiveer het (gebruik hiervoor wel een eenvoudig archief)
• Laat het bezinken. Deze lijst (incubatielijst) overloop je regelmatig (wekelijks) en pas dan opnieuw hetzelfde principe van het beslissingsschema toe. Hier zet je alles waarover je nu niet kan of wil beslissen, maar die je wel op de radar wil houden. Je Bucket List bijvoorbeeld.

Concreet wil dat zeggen dat je op een slimme manier je lijsten gaat samenstellen – slimme actielijsten opmaken.

STAP 3 – Organiseren: leg het vast waar het hoort

Op basis van de betekenis ga je het op de juiste plaats leggen.

Bijvoorbeeld: acties voor mij

Bij GTD gebruik je een agenda voor drie dingen:

– Harde deadlines: dingen die op een bepaalde dag doorgaan
– Dingen op een bepaald uur
– Informatie die he moet zien op een bepaald uur

Alle andere dingen horen niet thuis in je agenda? Al de rest wat je zou willen doen noteer je in actielijsten: vb bellijst, maillijst,…

Doel is om meerdere slimme lijsten aan te maken en je te richten op de verschillende projecten.

STAP 4 – Reflecteren: reflecteer zo vaak als nodig

Je moet je lijst onderhouden, systeem doorlopen en dingen die ondertussen gedaan zijn schrappen. Tevens af en toe eens checken of je niet in je oude gewoontes hervalt en dingens in je hoofd stopt in plaats van op te lijsten.

Wekelijks onderhoud: het is belangrijk om één keer per week alles te doorlopen (dit kan 1 tot 2 uur van je tijd vragen).

• Dit onderhoud is het moeilijkste stuk van GTD
• Overlopen en onderhoud geeft je wel controle over het geheel
• Starters van het GTD-principe struikelen vaak over deze wekelijkse oefening en hervallen dan in oude gewoontes

STAP 5 – Doen: gewoon doen

Met volle aandacht zeker zijn dat dat het belangrijkste is dat je kan doen op dat moment.
Bij gebruikers van Getting Things Done duurt het soms tot twee jaar alvorens ze echt ten vlle het systeem hanteren. Eens je ermee vertrouwd bent ontstaat ruimte in je hoofd, zodat je je brein kan gebruiken voor de dingen waarvoor het oprecht dient.

Resources voor Getting Things Done

Het boek Getting Things Done van David Allen

De kleine Allen – Arjan Broere en Ruben Verzijl (een korte samenvatting van GTD)

Apps

Omnifocus (IOS)
Nozbe