Na het vorige artikel over het omgaan met een overvolle inbox, presenteer ik je in dit artikel nog een aantal concrete tips om minder mail te ontvangen, en er minder last van te hebben.
8 concrete tips voor email management
Lees gerust eens de andere artikelen in deze reeks, die onder andere bespreken Waarom we dingen uitstellen, Hoe stop je met uitstellen?, De Gouden Regel van Productiviteit, 10 manieren om NU ONMIDDELLIJK productiever te worden, Prioriteiten leren stellen en Efficiënter omgaan met email.
Deel 7/8 – 8 concrete tips voor email management
- Nieuwsbrieven en dergelijke
Je gaat nooit al die interessante nieuwsbrieven en aanbiedingen kunnen doornemen. Geef het op! Je vindt de informatie wel in Google wanneer je ze nodig hebt. Delete dus al je nieuwsbrieven (behalve deze die je écht trouw leest) en ga naar Unsubscribe. Binnen de kortste keren krijg je veel minder emails! - Stuur zelf minder emails
Bel in plaats van te mailen, of ga eens langs. Dan heb je onmiddellijk antwoord, en zijn er geen misverstanden. En je krijgt geen tien emails terug. Je kan je niet voorstellen hoeveel mensen mailen naar iemand die een meter van hen verwijderd zit. Wanneer je de impuls hebt om een mail te sturen, vraag je eerst af of je het niet zelf kan oplossen. -
Vat samen
Sommige mensen zijn verslaafd aan email. Hun emails lijken wel op status updates van een sociale netwerksite: iedere gedachte die hun hoofd doorkruist gooien ze in een mail en sturen ze naar iedereen die er misschien iets mee te maken zou kunnen hebben. Bijzonder vermoeiend, zeker als er hier en daar kleine todo’s voor jou inzitten. Hoe ga je ermee om? Scan snel de inhoud, ga er niet op in en verzamel ze allemaal in je ‘Actie’ folder (zie vorige post). Groepeer ze op het einde van de dag op naam van de afzender, lees ze allemaal door en noteer de todo’s. Stuur de persoon eventueel een mail met dit lijstje om ze op de hoogte te brengen. - Stuur zelf kortere emails
Schrijf geen epistels. Ze zijn lastig om te lezen en nemen naast die van anderen, ook jouw tijd in. Less is more. Hou het onder de 4 zinnen. - Check je email minder
3-4 keer per dag volstaat om op de hoogte te zijn en alles te verwerken. Meer zelfs, je zal veel beter kunnen reageren als je het met dit systeem doet dan wanneer je onmiddellijk op alles reageert. - Zet regels
Stel bijvoorbeeld een CC-filter in die naar een aparte folder gaat. Dat is dan iets waar je kan doorgaan wanneer je tijd hebt, zonder tijd te verliezen aan het lezen van emailgesprekken die nergens over gaan. Stop met je te ergeren, stap eruit. - Verwijder gerust een hele hoop emails
Een nuttige vuistregel voor email management is: wat belangrijk is, komt toch terug. Als je het dus helemaal beu bent kan je alles van voor een bepaalde datum verwijderen. Ik heb dit al meermaals gedaan en er nog NOOIT, ik herhaal NOOIT een probleem mee gehad. Richt je op de toekomst, laat het verleden los. -
Vermijd dubbel werk
Als je vaak dezelfde vragen krijgt, schrijf dan je antwoord op in een document of email template. Copy-past het in je antwoord, of zet het op je website en verwijs ernaar.
Het volgende – laatste – artikel van deze achtdelige reeks over productiviteit gaat in op thuiswerk, en hoe je dat productief kan aanpakken.
