VERSLAG YOURCOACH CAFÉ

‘Frustratie is de motor voor verandering.’

‘Angst zorgt voor geen fouten in de toekomst.’

Twee sterke statements die nog even blijven nazinderen. Op donderdagavond 22 oktober 2020 mochten we Human Matters-bezieler en pionier in verbindend communiceren Erwin Tielemans verwelkomen in ons online Coachcafé. De online belevenisavond bracht verhelderende inzichten rond verbindende besluitvorming en een werkvorm die de deelnemers konden meenemen naar hun vergaderingen en meetings.

Over verbindende besluitvorming

Waarom zoveel meetings niet effectief zijn

We trappen een open deur in wanneer we zeggen dat teveel meetings langdradig zijn en dat er vaak niet veel uit voortkomt. Er wordt teveel gepraat, met te weinig resultaat. Teamleden raken gefrustreerd en komen als een uitwrongen vod de meeting uit.

6 redenen waarom ‘klassieke’ besluitvorming mislukt:

1. Twijfelen en uitstellen, niet to-the-point komen: het effectieve onderwerp wordt vermeden of niet concreet aangekaart.
2. Angst: de stappen zijn te groot, dus mensen durven de verandering niet aangaan.
3. Water bij de wijn doen: niemand wil toegevingen doen, iedereen blijft bij zijn eigen standpunt.
4. Beslissingen nemen buiten je macht: er worden dingen beslist die niet in je mandaat liggen, waar de echte decision maker niet van weet. Daardoor gebeurt er niks.
5. Oplossingen doordrukken: wordt dan uiteindelijk maar gedaan, maar zorgt voor veel weerstand in de groep. De goesting om ideeën te geven en te investeren in een conversatie daalt.
6. Ondemocratisch gewicht: de één drukt zijn stem verder door dan de ander. Vaak is dat onafhankelijk van de kwaliteit van die stem, en het aantal mensen dat hij vertegenwoordigt. Het ego wint, en mensen met goede voorstellen die geen zin hebben om op tafel te springen haken af.

Efficiënt vergaderen waar kwaliteitsbeslissingen worden genomen: kan dat?

Volgens Erwin wel. Bij Verbindende Besluitvorming wordt volgens hem veel beter gebruik gemaakt van de kennis en inzichten van collega’s. De collectieve intelligentie wordt op snelle en eenvoudige manieren ingezet om tot creatieve oplossingen te komen. Oplossingen die voor iedereen verbindend werken en waar iedereen effectief achterstaat.

Om dit te kunnen bekomen, moet je onder andere ook de bezwaren bespreekbaar maken. Daarom draait het bij verbindende besluitvorming niet om water bij de wijn doen, maar net de mensen die kiezen voor water of voor wijn, met elkaar te laten praten zodat ze elkaars behoeftes leren kennen. Bezwaren worden omgezet in een consensus (niet een compromis) waar iedereen zich in kan vinden.

Bij verbindende besluitvorming draait het dus om oplossingen waarbij de belangen van alle teamleden worden behartigd. Bij belangen horen ook bezwaren – en VB heeft tools om die bezwaren bespreekbaar te maken.

Verbindende besluitvorming werkt omdat:

• het ervoor zorgt dat een groep deskundigen belissingen nemen;
• die bepaalde deskundigen kwaliteitsbeslissingen nemen door hun collectieve intelligentie te gebruiken;
• mensen die beslissingen nemen die een mandaat hebben om een beslissing te nemen;
• dit op een snelle en eenvoudige manier.

Principes van Verbindende Besluitvorming

Verbindende Besluitvorming bestaat uit 4 elementen:

1. E van effect
2. K van hoge kwaliteit
3. W van weinig weerstand
4. T van tijd

Werkvorm van Verbindende Besluitvorming: De besluitvormingscirkel

In dit format overloop je met het team alle stappen om tot een uiteindelijke consensus te komen. Hierbij komen voorstellen, behoeftes en bezwaren aan bod. Om nadien een resultaat te bekomen waar ieder teamlid zich in kan vinden en waar er rekening is gehouden met iedereens behoeftes en wensen.

Deze oefening werkt omdat ze dialoog stimuleert, je in de richting van een oplossing stuwt en een uitweg biedt.

Stap 1 – Hoe voelt het?

Iedereen bespreekt de gevoelens die ze hebben over het thema dat wordt aangekaart. Ieders gevoelens worden erkend, vooral wanneer ze niet stroken met die van andere teamleden.

Stap 2 – Wat is er nodig?

Welke behoeftes zijn er?

De moderator herformuleert de behoeftes om te checken of hij alles goed heeft begrepen.

Welke behoeftes ontbreken nog?

De focus gaat naar collectieve behoeftes – missie, visie, waarden – eerder dan individuele behoeftes, waar je snel in kan vastlopen.

• Wat is onze bestaansreden en vanuit welke waarden?
• Waarom zijn we hier?
• Wat bindt ons?
• Wat heet de organisatie nodig?

Stap 3 – Wat kunnen we doen?

Er worden vragen geformuleerd om oplossingen te bedenken voor de benoemde behoeften. Hierbij zit de creativiteit niet zozeer in het bedenken van goede oplossingen, maar wel in het stellen van goede vragen.

Stap 4 – Hoe kunnen we het doen?

Het helpt om te investeren in het verzamelen van ideeën, voor je een voorstel doet. Als je te snel naar ‘Hoe kunnen we het doen’ dan misloop je het creatieve, divergerende effect. Dat er ideeën gegeven worden die afwijken van wat er al is en gedaan wordt.

Uit alle vragen wordt één ‘Hoe-kunnen-we’-vraag gekozen om naar de volgende ronde te gaan.

Stap 5 – Doe een concreet voorstel

Er worden voorstellen gegeven op de vraag. Voorstellen die de behoeften van alle betrokkenen behartigen waarbij het concreet, realistisch, actiegericht en in plustaal geformuleerd is.

Zo ziet een verbindend voorstel eruit:

1. Concreet: afgebakend en duidelijk.
2. Realistisch: haalbaar voor alle teamleden.
3. Actiegericht: zo geformuleerd dat een groep kan overgaan tot actie waarbij effectief doelen worden gesteld.
4. Plustaal: je beschrijft wat je wil dat er gebeurt, en niet zozeer wat je niet wil.

Stap 6 – Bezwaren in kaart brengen

Als de voorstellen geformuleerd zijn, kan je overgaan tot het in kaart brengen van de bezwaren en mensen de kans geven om te reageren.

Nu start de dialoog waarbij de facilitator van het gesprek nagaat wie er bezwaren heeft en luistert welke behoeften er met het voorstel niet worden ingevuld.

Eén tool die hierbij gebruikt wordt is contra-voting. Elke contra-vote impliceert immers een niet vervulde behoefte. Deze wordt telkens in een aangepast voorstel geïntegreerd totdat er geen fundamenteel bezwaar meer is. Dit vergt creativiteit en de vaardigheid om te dialogeren.

Stap 7 – Concrete afspraken maken

Zijn er geen bezwaren meer? Dan wordt het voorstel uitgevoerd en ingepland wie, wat en wanneer doet.

Deze quotes bleven ons ook nog bij

‘Diegene die je frustreert, is je medestander.’

‘Deel een groot probleem in deelproblemen op.’

‘Tussenoplossingen zijn OK.’

‘Eerst behoeftes, dan pas oplossingen.’

‘Bezwaar verwijst naar een behoefte.’

‘Je kan een discussie stoppen door zelf te luisteren.’

‘Spreek kort en duidelijk: probeer je gedachten helder voor te stellen.’

Dank aan Erwin voor deze verhelderende workshop.